Quel délai pour réaliser la DPAE ?

L’embauche d’un nouveau salarié implique un certain nombre de démarches administratives, dont la réalisation d’une Déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Pour les employeurs, il est essentiel de bien connaître et respecter le calendrier associé en matière de délai. Dans cet article, nous répondons aux principales questions relatives aux délais pour effectuer une DPAE.

Qu’est-ce que la DPAE ?

La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) a été mise en place dans le but de lutter contre le travail dissimulé et de faciliter les formalités liées à l’embauche de personnel. Il s’agit d’une procédure légale qui doit être réalisée par l’employeur avant d’embaucher un nouveau salarié. La date d’embauche concerne aussi bien les recrutements en CDI qu’en CDD, tant que la durée du contrat est supérieure à un mois.

Quels sont les éléments à inclure dans la DPAE ?

La déclaration préalable à l’embauche doit comporter les informations suivantes :

1. Les coordonnées de l’entreprise
2. Les références de l’URSSAF ou du service des impôts des entreprises (SIE) compétent
3. Les informations sur le salarié : nom, prénom, adresse, sexe, date de naissance, numéro de sécurité sociale…
4. Les informations sur l’emploi : type de contrat, durée, poste occupé, etc.
5. La date et l’heure d’embauche prévue

Quel délai pour réaliser une DPAE ?

Le délai imposé par la loi pour effectuer cette démarche est très court : l’employeur doit transmettre sa déclaration à l’URSSAF ou à la MSA (en cas d’affiliation au régime agricole) dans les 8 jours précédant la date effective d’embauche du salarié. Il est donc indispensable de bien anticiper cette obligation légale.

Pourquoi respecter ce délai est-il crucial ?

Un non-respect des délais légaux pour la réalisation de la DPAE peut avoir des conséquences néfastes pour l’entreprise qui s’expose à des pénalités financières. Les sanctions peuvent aller jusqu’à 7500€ d’amende en cas de contrôle inopiné de l’URSSAF ou de la MSA. De plus, la non-réalisation ou la réalisation tardive de la DPAE prive le salarié de ses droits concernant notamment la protection sociale et l’accès à la formation professionnelle.

Conseils pratiques pour ne pas rater les délais de la DPAE

Organiser une veille administrative

Maintenir un emploi du temps réglementaire à jour permettra d’éviter un oubli de réalisation de la DPAE. Pour cela, intégrer les délais légaux dans un calendrier administratif ou dans un système de rappel d’échéance est recommandé.

Anticiper les futurs recrutements

Prendre le temps de préparer les éléments nécessaires avant la rédaction de la DPAE permet d’anticiper sa réalisation et ainsi d’être en mesure de respecter les délais légaux à respecter.

Comment effectuer une DPAE ?

Plusieurs méthodes sont possibles pour ce faire :

• Via Internet : Il s’agit de l’option la plus simple et la plus rapide. L’employeur peut se rendre sur les sites de l’URSSAF ou de la MSA pour remplir une déclaration directement en ligne.
• Par courrier électronique : Si vous ne disposez pas des outils nécessaires pour déclarer par voie électronique, il est possible de télécharger et d’imprimer un formulaire de DPAE, puis de le transmettre par courriel à l’URSSAF ou à la MSA compétente.
• Par télédéclaration : Les entreprises ayant un logiciel de paye adapté peuvent choisir cette option pour gagner du temps dans leur gestion quotidienne.

Une fois la déclaration reçue, l’URSSAF ou la MSA accuse réception de celle-ci sous 48 heures maximum. Dans la plupart des cas, cette confirmation est envoyée immédiatement. Enfin, il est important de conserver l’accusé de réception, car cette preuve de déclaration peut être exigée à l’occasion d’un contrôle.

Conclusion

La réalisation d’une DPAE dans les délais légaux est une étape clé pour toute embauche d’un salarié. Il s’agit d’éviter les sanctions et pénalités financières en cas de non-respect des délais et de garantir au salarié ses droits en matière de protection sociale et d’accès à la formation professionnelle. Pour cela, il convient d’adopter une organisation rigoureuse et d’anticiper les démarches administratives liées aux recrutements.