La DPAE C’est quoi ?

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) représente une formalité obligatoire dans l’embauche d’un nouvel employé. En effet, elle permet d’effectuer en une seule fois l’ensemble des formalités administratives imposées par la loi envers les organismes de protection sociale. Ce mécanisme vise à simplifier et à rationaliser le processus de liaison avec ces organismes, en regroupant les informations essentielles relatives à l’embauche au sein d’un seul document. Cette consolidation facilite la gestion des démarches administratives et assure leur conformité légale.

Le formulaire de DPAE doit être réalisé au minimum 8 jours avant la date prévue pour l’entrée en fonction du salarié. En termes de modalités, il est possible d’acheminer la DPAE par voie postale traditionnelle ou de la remplir en ligne. Toutefois, quelle que soit la méthode choisie, le formulaire de déclaration doit être soumis à l’URSSAF ou, si l’employé dépend du régime de la protection agricole, à la mutuelle sociale agricole (MSA). Vous disposez d’au moins un jour ouvré avant le début effectif du contrat de travail pour transmettre la déclaration.

Qui est concerné par la DPAE et quel est son utilité ? Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce qu’il faut savoir sur la DPAE.

A quoi sert la DPAE ?

Pour les salariés, la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) agit comme une porte d’entrée vers l’ensemble de leurs droits sociaux fondamentaux. Cette démarche administrative sert en effet de passerelle essentielle permettant aux travailleurs fraîchement embauchés de jouir pleinement et légitimement des avantages et des protections accordés par la législation sociale.

Lorsqu’un nouvel employé est soumis à la DPAE, cela déclenche un ensemble de procédures administratives qui ont des répercussions directes sur ses droits en tant que salarié. La déclaration initiale déclenche un processus d’inscription auprès des organismes de protection sociale, tels que l’assurance maladie, l’assurance chômage et la retraite. 

Pour l’employeur, la DPAE permet à elle seule d’accomplir toute les démarches administratives liés à l’embauche d’un salarié. Grâce à la DPAE, vous pouvez : 

• Vous immatriculez en qualité d’employeur au régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche de votre premier salarié (la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur auprès de l’Urssaf) ;
• Immatriculer votre salarié à la Cpam ;
• Vous affiliez en tant qualité d’employeur auprès du régime d’assurance chômage ;
• Adhérer à un service de santé au travail ;
• Demander un examen médical d’embauche.

Qui est concerné par la DPAE ?

L’embauche de tous les salariés relevant du régime général de la sécurité sociale doit être déclarée, à l’exception des bénévoles ou des volontaires du service civique.

Pour un renouvellement de CDD, si les contrats sont successifs et sans interruption, une nouvelle DPAE n’est généralement pas nécessaire. En revanche, en cas d’interruption entre les contrats, une nouvelle DPAE est requise.

Lorsqu’un employeur recrute un apprenti, une DPAE est obligatoire, car l’apprenti est considéré comme un salarié de l’entreprise.

En ce qui concerne les stagiaires, aucune DPAE n’est exigée, car ils ne sont pas considérés comme des salariés selon le Code du travail. Par conséquent, il n’y a pas d’obligation de déclaration DPAE pour leur recrutement.

De même, lorsque vous embauchez des salariés en tant que particulier employeur pour des travaux à votre domicile ou pour du secrétariat personnel, vous devez effectuer une déclaration préalable à l’embauche.

les associations, même si elles sont à but non lucratifs, sont assujetti à la DPAE à partir du moment ou elles emploient des salariés. Toutefois, les associations qui utilisent des dispositifs de simplification administrative comme les chèques emplois services ou le GUSO, ne sont pas soumis à la DPAE.

Il convient de noter que tout défaut de DPAE peut entrainer des sanctions de la part de l’URSSAF. En effet, l’omission de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) peut engendrer diverses sanctions. Cela inclut la régularisation des cotisations non versées par l’Urssaf, une pénalité financière équivalente à 1 095 euros, ainsi que la qualification de travail dissimulé en cas de défaut délibéré. Cette infraction peut aboutir à des amendes allant jusqu’à 45 000 euros et 3 ans d’emprisonnement pour les individus, et jusqu’à 225 000 € d’amende assortis de mesures de surveillance judiciaire pour les entreprises. La DPAE demeure donc essentielle pour éviter ces conséquences légales.

Conclusion

la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) remplit plusieurs objectifs essentiels. Pour les employés, elle leur permet d’accéder à leurs droits sociaux fondamentaux et aux avantages prévus par la législation sociale. Elle déclenche également le processus d’inscription auprès des organismes de protection sociale tels que l’assurance maladie, l’assurance chômage et la retraite.

Pour les employeurs, la DPAE simplifie les procédures administratives liées à l’embauche d’un nouvel employé. Elle leur permet de s’inscrire au régime général de sécurité sociale, d’inscrire les employés à l’assurance maladie, de s’affilier au régime d’assurance chômage, d’adhérer à un service de santé au travail et de demander un examen médical préalable à l’embauche.

La DPAE est obligatoire dans le contexte de l’emploi du personnel. Les employeurs doivent soumettre une nouvelle DPAE en cas d’interruption entre des contrats à durée déterminée successifs. L’embauche d’un apprenti nécessite également une DPAE. 

Grâce à la DPAE, les employeurs peuvent s’assurer que la réception des nouveaux employés se déroule de manière fluide et transparente, favorisant ainsi une relation de confiance et de collaboration mutuelle.